美容師やエステサロンなどのカルテ管理におすすめ!Evernoteアプリを使った簡単な顧客管理方法。

美容師やエステサロンなどのカルテ管理におすすめ!Evernoteアプリを使った簡単な顧客管理方法。

美容師・エステティシャンの方は顧客管理ってどうしてますか?

紙のカルテに記入してフォルダ分けして…
書くのも面倒だし、必要なカルテがすぐに見つからないなんてことありませんか?

カルテも溜まってくると場所を取りますしね。

個人の顧客管理ならEvernoteアプリを使えば、スマートフォンからアクセスできますよ。
欲しいデータが簡単に検索できるので、使いやすくてオススメです。


 

ども、Evernote美容師シゲ@piece_hairworksです。

実は今まで僕は昔ながらのやり方で顧客管理していました。お客さん一人一人のカルテを作り、それを紙に書いてファイリングしてました。

▼もう溜まって溜まって。しかも探すのめんどくさい。全然合理的じゃない。

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紙に書くのは覚えやすいし感情も入るから記憶に残りやすい反面、どうにも管理が大変でお客さんごとに検索ができない。写真やデータも挿入できないのでなかなか不便でした。

せっかくデジタルの時代になったので、顧客管理もアプリでスマートにしたいものです。

そう思っていろいろ調べてみましたが、顧客管理システムソフトを買ってまではちょっとな…。(顧客管理ソフトって結構高いんです)

どうにか自分で管理できないものか?僕なりの顧客管理システムを、Evernoteアプリを使って構築できました。美容師スタイリスト一人の顧客管理ならこれで十分かと思います。

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ワイフ
っていうかまだカルテを手書きでやってるんだ。
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シゲ
そうなんだよ。書くの好きだけど、カルテの場所がもうなくなったよ。
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偶然の産物
どうやって無料で顧客管理システムつくるんですか?

それではまいりましょー。

個人カルテの顧客管理アプリならEvernote

たくさんの人と共有するなら有料の顧客管理システムを使う方がいいと思いますが、自分のお客さんを自分だけで管理するならEvernoteの無料プランで十分かと思います。

▼まずはEvernoteのプランについてチェックします。

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プレミアム会員になれるなら完全にそっちの方が便利です。容量も目的に応じて必要ならプレミアムをオススメします。

▼ちなみにEvernoteのそれぞれの容量はこちら。

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▼ノートの数は10万ページ。ノートブックの数は250でした。これはどのプランでも変わりません。

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カルテを文字だけで打って保管していくなら無料プランで十分です。月間のアップロード容量も月に60MBですが、1日に換算すると2MBなので写真などもきちんと圧縮すれば事足ります。

逆にそれ以上のものになるようであればプラスのプランにすればいいし、年間2,000円で顧客管理できるソフトはそうありません。

一人でサロンワークする美容師レベルで、顧客管理を自分だけで行うなら無料プランで十分です。



僕のEvernoteアプリを使った顧客管理方法

サロンワークで必要なデータのみをEvernoteで管理したいので、住所や電話番号などは別に管理しています。僕が必要なデータは以下です。

Check!カルテ記入内容
  • お客さんの名前
  • わかるようであれば年齢や学年
  • 来店日時
  • カラーやパーマなどの施述履歴
  • 必要であれば施述中・仕上がりの写真
  • 会話内容や最近のトピック
  • 今後の予定(結婚式や入学式卒業式など)や目標とするヘアスタイル

こんなところでしょうか?

美容師さんによってもそれぞれかと思いますが、必要になるデータをある程度カルテに記入しておくと、次回来店時に思い出せるので便利です。

まずはEvernoteアカウントをとりましょう

▼Evernoteアカウントを持ってない人はこちらからアカウントをとりましょう。最初は無料プランで十分です。必要に応じてプランを変更していくといいです。

▼簡単な入力でアカウントは作成できます。

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アカウントを取れたら次に進んでいきましょー。

「あ〜わ」までのノートブックを作りましょう

▼アカウントが取れたら左上のボタンから「あ〜わ」のノートブックを作りましょう。こんな感じですね。

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どのプランもノートブックの上限は250なので、顧客一人一人にノートブック(カルテ)を割り当ててしまうと上限が250を越えた時点で追加できなくなります。僕も最初これでやってたら途中で上限に達してしまってめんどくさいことになりました。

そこでノートブックをインデックスにして、ノートを一つ一つ顧客データに割り当てていきます。ノートの上限は100,000ページなので、個人でカルテ管理するレベルならそうそう上限に達することはありません。

お客さん個人個人はタグを使ってカルテ管理する

ではお客さん個人個人のカルテはどうやって管理するのか?ノートにはタグをつけることができ、それもEvernoteの検索で探すことができます。

試しに作ってみましょう。「クレイジーワイフ」というお客さんを登録してみます。

▼まずは「く」を選択して新しいノートを作りましょう。

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▼すると新しいノートが作られるので、そこに必要な項目を記入してノートを作ります。

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ここで気をつけておくポイントが名前はひらがなかカタカナにするということです。漢字で登録してもいいんですが、読み方が一緒でも漢字が違うお客さんなどでは検索に引っかからないことがあります。

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ワイフ
こらこら、なに勝手にあたし使ってんのよ。
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シゲ
わかりやすくていいだろう。
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偶然の産物
確かに。

下の名前まで全て覚えていることはなかなかないので、同じ苗字のときに(佐藤や山田などありがちな苗字)区別がつかないこともあります。それを避けるために僕はひらがなでカルテ記入をして、その後に特徴をカッコでつけるようにしています。

▼こんな感じで。

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使う人がわかりやすいようにタグをつけるといいと思います。あだ名なんかで登録してもいいと思いますよ。

顧客検索するときは右上の検索窓から

顧客データを検索するときは右上にある検索窓から、名前や日付を検索するとノートが出てきます。この検索機能が優秀なので、Evernoteは顧客管理などにぴったりだと思います。

▼日付やノート内のキーワードなどからも求めてる情報を見つけてくれます。

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タイトルに日付を入れることで日付順に並べることもできる

カルテってその日に必ず書けるものでもないので、ノート作成順に並べても来店日と違うことがあります。たとえば11月24日(火)に来店された人のカルテを11月26日(木)に記入すると、11月26日(木)が来店日になってしまうのでちょっとおかしなことになります。

▼日付順にソートするときのためにタイトルに日付を入れておくと間違いがなくなります。

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全顧客のリストを出す場合は上の部分を「すべてのノート」にすると日付順に並んででてきます。

お客さんと共有するときはモバイルアプリ

前回の髪型や履歴をお客さんと一緒に見たいときもあるでしょう。そんなときはEvernoteのモバイルアプリを使って、席についたままで共有することができます。

前回こんな髪型だったよってのも写真に撮っておいてEvernoteに保存しておけば、お客さんとのコミュニケーションにも使うことができます。

Evernote

Evernote
開発元:Evernote
無料
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撮ったその場でEvernoteに入れられるので、モバイルアプリだけでも十分かもしれません。僕はカルテ記入はMacで、写真撮影などはモバイルアプリから編集してます。

空き時間でカルテを記入できるのもモバイルアプリのいいところです。

顧客管理するにはEvernoteはもってこいのツールだと思いました。

シゲのあとがき。

個人でカルテ管理をしていて「スマホでできないかなー」っていう人は多いと思います。もちろん美容師向けの顧客管理アプリもありますけど、費用が高かったりクラウド連動しているものは少なかったのでEvernoteでできないかとやってみました。

美容師に限らず営業の人や個人で顧客管理をしている人も、Evernoteで顧客管理するのはおすすめです。

詳しい人はもっと便利な使い方を知ってると思います。もっと効率のいいやり方があれば、是非とも教えて欲しいです。っていうか今時紙に書くなって話ですよね。

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ワイフ
自分でちゃんと調べなよー。人に頼らずに。
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シゲ
いろいろ試行錯誤してんだけどね、僕美容師だし。詳しくないし。
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偶然の産物
こういうときだけ美容師ヅラしてますね。

今のところこれで不便は感じてないので、このまま使ってみようと思います。

売上の管理とかも考えないとなー。

年末に向けてやることが多い。個人事業主の皆さん、頑張りましょー。

追記

evernote関連の記事はこんなのもありますよ。

iPhoneカメラで撮影してるってホント?書類スキャンするアプリなら「Scannable」!これで劇的なクオリティに。

ははは、じゃあねー!( ´ ▽ ` )ノ

 

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